Aufbewahrungspflichten in Beratung und Coaching

Die Aufbewahrung von Klient*innenakten in der Beratung und im Coaching unterliegt – anders als im Gesundheitswesen – keinen strengen gesetzlichen Vorgaben. Dennoch ist es wichtig, einige grundlegende Prinzipien zu beachten, um rechtliche Anforderungen zu erfüllen und die Vertraulichkeit der Daten sicherzustellen.

Vertragsrechtliche Aufbewahrungspflichten

Obwohl keine explizite gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung von Beratungsunterlagen besteht, empfiehlt es sich aus Gründen der rechtlichen Absicherung, Klient*innenakten über die Dauer der Zusammenarbeit hinaus aufzubewahren. Eine Frist von 5 bis 10 Jahren hat sich in der Praxis bewährt. Diese Vorsichtsmassnahme schützt vor möglichen späteren Rechtsansprüchen und ermöglicht den Zugriff auf relevante Informationen bei Unklarheiten oder Rückfragen.

Datenschutz und DSG

Auch im Coaching- und Beratungsbereich gilt das Schweizer Datenschutzgesetz (DSG). Personenbezogene Daten müssen sicher aufbewahrt und vor unbefugtem Zugriff geschützt werden. Nach Ablauf der definierten Aufbewahrungsfrist ist eine datenschutzkonforme Vernichtung erforderlich – sowohl bei analogen als auch bei digitalen Daten.

Empfehlung zur internen Regelung

Es ist ratsam, klare interne Prozesse zur Aufbewahrung und fristgerechten Löschung von Klient*innenakten zu definieren. Diese sollten auf den rechtlichen Empfehlungen basieren und sicherstellen, dass sowohl Datenschutz als auch mögliche Aufbewahrungspflichten eingehalten werden.

Spezielle Regelung für Rechnungen

Für Rechnungen und Zahlungsbelege besteht eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren gemäss Art. 962 OR.

Weitere Informationen, allgemein zum Datenschutz findest du in unserem Mitgliederbereich.